Что изменилось: В 2026 году сохраняются подходы, при которых генеральный директор вправе подписывать первичные документы (в том числе универсальные передаточные документы) за главного бухгалтера без оформления доверенности на себя, если он является единоличным исполнительным органом организации. При этом контролирующие органы уточнили требования к заполнению строк 13 и 18 УПД и рекомендации по возложению полномочий.
Подробный разбор
Юридическое обоснование подписания без доверенности
Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Единоличный исполнительный орган общества — его руководитель — действует от имени организации без доверенности на основании устава (ст. 32, 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Выписать доверенность на самого себя закон не позволяет. Следовательно, генеральный директор, являясь единоличным исполнительным органом, вправе подписывать документы за главного бухгалтера (счета-фактуры, УПД, товарные накладные и проч.) без отдельной доверенности, даже если в штате есть главный бухгалтер и ведение бухгалтерского учета формально не возложено на директора. Такой вывод подтверждается разъяснениями экспертов в 2026 году.
Для внутреннего упорядочения документооборота целесообразно издать приказ, которым право подписи документов за главного бухгалтера предоставляется руководителю организации на постоянной основе.
Заполнение строк 13 и 18 УПД
Строка 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» со стороны продавца и строка 18 — со стороны покупателя (или строки, обозначенные как ответственный за оформление сделки) подписываются лицами, имеющими соответствующие полномочия:
- лицо, непосредственно совершившее отгрузку (например, кладовщик, продавец), — тогда оно же заполняет и строку 10 УПД;
- лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени организации, в том числе руководитель, действующий без доверенности, или сотрудник по доверенности.
Если в организации нет главного бухгалтера и его функции выполняет директор, он подписывает УПД за них обоих. Если же главный бухгалтер в штате есть, руководитель все равно вправе поставить одну подпись в строке ответственного, совмещая роли, — дублировать подпись не требуется. Аналогично, если директор делегировал право второй подписи (например, на счетах-фактурах, авансовых отчетах, актах ОС-1, налоговых декларациях) главному бухгалтеру, последний ставит свою подпись, что не требует от директора отдельной подписи в той же строке.
Нормативная база
- Гражданский кодекс РФ: ст. 53, ст. 185.
- Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»: ст. 32, 40.
- Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»: ст. 69.
- Консультация эксперта (2026) о подписании УПД руководителем за главного бухгалтера (материалы поиска).
Рекомендация для 1С
В актуальных выпусках программ 1С реализована возможность гибкой настройки подписей первичных документов. Вы можете указать в карточке организации или в конкретном документе ответственных лиц, и при формировании печатных форм (в том числе УПД) подписи будут подставляться согласно выбранным настройкам. Обработка электронных подписей также поддерживается с учетом всех требований законодательства. Рекомендуем регулярно обновлять программу до последних актуальных версий, чтобы все изменения вступали в силу своевременно.