Что изменилось
ФНС России письмом от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219@ рекомендовала при представлении книг покупок, книг продаж и журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в электронной форме применять формат версии 5.06 до его официального утверждения приказом (то есть до 01.07.2026). При этом принципиальная возможность направлять в инспекцию скан‑образы (в том числе PDF) для документов, которые ведутся на бумаге, сохраняется – она прямо предусмотрена Налоговым кодексом и действующими подзаконными актами.
Подробный разбор
Пункт 2 статьи 93 НК РФ устанавливает три способа подачи документов по требованию ИФНС: на бумаге (лично, через представителя или по почте); в электронной форме по утверждённым ФНС форматам через ТКС либо личный кабинет; в виде электронных образов бумажных документов (скан‑копий) с сохранением реквизитов. Для книг покупок, книг продаж и журнала учёта счетов-фактур Правила ведения (постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137) разрешают вести их и в электронном виде, и на бумажном носителе (п. 1 Правил ведения журнала, п. 1 Правил ведения книги покупок, п. 1 Правил ведения книги продаж).
Порядок представления документов по требованию в электронной форме детализирован приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@. Согласно пункту 12 раздела II этого приказа, документ налогоплательщика либо составляется в электронной форме по утверждённому ФНС формату, либо преобразуется из бумажного документа в сканированный с сохранением реквизитов.
Приказом ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@ утверждён единый формат документа для электронного документооборота, применяемый и при взаимодействии через операторов ЭДО, и через личный кабинет. В нём, в частности, перечислены допустимые форматы файлов для скан‑образов бумажных документов (таблица 4.15):
- xml – если направляется электронный документ по утверждённому формату (предоставляется в неизменном виде);
- tif, jpg, pdf, png – если направляется скан‑копия бумажного документа с сохранением реквизитов по формату, утверждённому ФНС России.
Таким образом, если организация ведёт книги покупок, книги продаж или журнал на бумаге, их скан‑образы (включая PDF) могут быть представлены в ответ на требование с соблюдением условий приказа № ЕД-7-26/535@. Если же эти документы изначально формируются в электронном виде, то представлять их следует в формате xml, рекомендованном письмом от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219@ (версия 5.06) до 01.07.2026, а после – в формате, утверждённом соответствующим приказом ФНС. Подача электронного документа в виде скан‑копии (например, PDF) в таком случае не допускается, потому что искажает неизменный вид документа.
Нормативная база
- Пункт 2 ст. 93 НК РФ (способы представления документов по требованию).
- Пункт 8 ст. 169 НК РФ (ведение книг и журналов по НДС).
- Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (формы и правила ведения книг покупок, книг продаж, журнала).
- Приказ ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@ (порядок представления документов по требованию в электронной форме).
- Приказ ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@ (формат документа для электронного документооборота).
- Письмо ФНС России от 23.03.2026 № ЕА-36-26/2219@ (рекомендуемые форматы для НДС‑документов).
Рекомендация для 1С
В актуальных выпусках программ 1С реализована возможность формирования книг покупок и продаж, журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур в электронном виде (xml) согласно рекомендованному формату версии 5.06, а также выгрузка скан‑копий (pdf) бумажных регистров для направления по требованию через сервис 1С-Отчётность. Перед отправкой следует убедиться, что используется последняя доступная версия программного продукта.