Организация закрепила в учетной политике нумерацию счетов-фактур (УПД), при которой номер начинается с даты составления и к ней добавляется порядковый номер за этот день: например, УПД № 260618-1 от 18.06.2026. Вопрос: допустим ли такой способ и грозит ли он отказом в вычете НДС покупателю?
Краткий вывод: формально такая нумерация не соответствует правилам заполнения счета-фактуры, но отрицательных налоговых последствий быть не должно. Сам по себе номер с датой не мешает идентифицировать обязательные реквизиты, поэтому основанием для отказа покупателю в вычете он не является.
Что требует законодательство
В счете-фактуре в строке 1 указываются порядковый номер и дата составления. Это следует из подпункта 1 пункта 5 статьи 169 НК РФ и подпункта «а» пункта 1 приложения № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Из этих норм формально следует, что счета-фактуры (УПД) должны нумероваться в общем хронологическом порядке. Дату, с которой начинается новая нумерация, налогоплательщик выбирает сам. Обычно применяется сквозная нумерация в течение календарного года, но не запрещено начинать ее заново ежеквартально, ежемесячно или даже каждый день.
Минфин России при этом указывал: ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера постановлением № 1137 не предусмотрена (письмо от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).
Какие составные номера разрешены
Постановление № 1137 прямо допускает составной номер только в ограниченных случаях:
- счет-фактура выставляется обособленным подразделением: к порядковому номеру через разделительную черту добавляется цифровой индекс подразделения, установленный в приказе об учетной политике;
- реализацию осуществляет участник товарищества или доверительный управляющий: к порядковому номеру через разделительную черту добавляется индекс, обозначающий операцию по конкретному договору простого товарищества или доверительного управления имуществом.
В остальных случаях Минфин России рекомендовал не использовать разделительную черту. Номер, который начинается с даты и через дефис дополняется порядковым номером за день, к разрешенным составным номерам не относится.
Риски для организации и покупателя
Даже если считать дату в начале номера дополнительной информацией, по мнению Минфина России такая нумерация не предусмотрена постановлением № 1137. Значит, к оформлению есть формальное замечание.
Однако ошибка в счете-фактуре не является основанием для отказа в вычете, если она не мешает налоговому органу идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку и сумму налога (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ). Номер, содержащий дату, такой идентификации не препятствует. Поэтому у покупателя не должно возникать отказа в вычете именно из-за способа нумерации.
Ответственности за такую нумерацию нормами НК РФ не предусмотрено.
Что закрепить в учетной политике
Чтобы убрать формальные претензии, безопаснее перейти на нумерацию счетов-фактур (УПД) в общем хронологическом порядке: 1, 2, 3 и т. п. Организация вправе самостоятельно определить порядок нумерации в учетной политике для целей налогообложения, в том числе дату, с которой начинается новая нумерация.
- Проверить, какой порядок нумерации сейчас закреплен в учетной политике для целей налогообложения.
- Установить общую хронологическую нумерацию счетов-фактур и УПД: 1, 2, 3 и далее.
- Определить период, в течение которого продолжается сквозная нумерация, — например, календарный год.
- Особые составные номера применять только в случаях, прямо предусмотренных постановлением № 1137.
Нормативная база
- подп. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ;
- абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ;
- подп. «а» п. 1 приложения № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137;
- письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466;
- письма Минфина России от 12.01.2017 № 03-07-09/411, от 15.05.2012 № 03-07-09/53;
- письмо ФНС России от 30.12.2015 № СД-4-3/23312@.