Каждый работодатель при выплате заработной платы обязан письменно известить сотрудника о составных частях зарплаты, удержаниях и итоговой сумме. Для этого используется расчетный листок, форма которого утверждается работодателем (ч. 1, 2 ст. 136 ТК РФ). При этом порядок выдачи (направления) расчетных листков законодательством не урегулирован, что порождает вопросы: можно ли обязать работников лично являться в бухгалтерию за документом и допускается ли электронная рассылка?
Что изменилось в 2025–2026 годах
Судебная практика последних лет окончательно закрепила два ключевых подхода:
- Работодатель не вправе принуждать сотрудников к личному получению расчетных листков, поскольку такая обязанность не предусмотрена законом.
- Электронные расчетные листки признаются полноценным письменным извещением, даже если в компании не внедрен полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО). Достаточно закрепить соответствующий порядок в локальном нормативном акте (ЛНА).
Почему нельзя требовать личной явки
Трудовой кодекс РФ не содержит нормы, обязывающей работника получать расчетный листок лично в руки. Работодатель определяет способ извещения самостоятельно и фиксирует его в ЛНА, трудовом или коллективном договоре (письма Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1, от 04.03.2021 № ПГ/03474-6-1). Следовательно, приказ, обязывающий всех работников приходить за расчетными листками в бухгалтерию, будет неправомерным. Особенно это актуально для организаций с разъездным характером работы или удаленными сотрудниками, которые получают зарплату на банковские карты. Отсутствие доказательств своевременного направления расчетного листка грозит работодателю привлечением к административной ответственности и риском проигрыша трудового спора.
Электронная рассылка: законно и без КЭДО
Долгое время спорным оставался вопрос о том, можно ли рассылать расчетные листки по электронной почте или через корпоративные порталы без перехода на КЭДО. В 2025–2026 годах сформировалась устойчивая судебная практика, признающая такой способ надлежащим извещением при условии его регламентации локальным актом. Суды исходят из того, что Трудовой кодекс не запрещает электронную форму расчетного листка, а значит, работодатель вправе ее применять.
Вот наиболее значимые акты, подтверждающие эту позицию:
- Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 15.05.2025 № 88-6614/2025 (признана законной отправка расчетного листка по электронной почте);
- Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 04.08.2022 по делу № 88-16418/2022;
- Апелляционное определение Московского городского суда от 21.04.2026 № 33-15095/2026;
- Апелляционное определение Новгородского областного суда от 13.08.2025 по делу № 33-1165/2025;
- Апелляционное определение Верховного Суда Республики Крым от 12.03.2025 № 33-2214/2025;
- Апелляционное определение Верховного Суда Республики Башкортостан от 04.02.2025 № 33-1016/2025.
Если же в организации внедрен КЭДО и расчетные листки включены в перечень документов, подписываемых в его рамках, рассылку следует вести через информационную систему КЭДО (письмо Минтруда России от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296). Однако отсутствие КЭДО не является препятствием для электронной рассылки — достаточно утвердить порядок и закрепить адреса электронной почты или иной способ доставки в ЛНА.
Как оформить электронную выдачу расчетных листков
Рекомендуемый алгоритм для работодателя:
- Утвердить форму расчетного листка (с учетом мнения представительного органа работников, если он есть).
- В локальном нормативном акте (например, Положении об оплате труда или Правилах внутреннего трудового распорядка) прописать, что расчетные листки направляются на корпоративную электронную почту (или иной указанный работником адрес) не позднее дня выплаты зарплаты.
- Ознакомить всех сотрудников с этим порядком под подпись.
- Обеспечить техническую возможность фиксации отправки (например, сохранение подтверждения доставки или создание электронного журнала рассылки).
Рекомендация для пользователей 1С
В актуальных выпусках программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3) реализован функционал автоматической рассылки расчетных листков по электронной почте или через сервисы электронного документооборота. Настройка производится в соответствии с принятым в организации порядком. Если вы уже используете КЭДО, в программе также предусмотрена отправка расчетных листков в составе кадрового электронного документооборота. Обратите внимание, что перед началом рассылки необходимо проверить актуальность адресов и согласие работников на обработку персональных данных.
Нормативная база
- Ч. 1, 2 ст. 136 ТК РФ.
- Письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.
- Письмо Роструда от 07.09.2021 № ПГ/25490-6-1.
- Письмо Роструда от 04.03.2021 № ПГ/03474-6-1.
- Письмо Минтруда России от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296.
- Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 15.05.2025 № 88-6614/2025.
- Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 04.08.2022 по делу № 88-16418/2022.
- Апелляционное определение Московского городского суда от 21.04.2026 № 33-15095/2026.
- Апелляционное определение Новгородского областного суда от 13.08.2025 по делу № 33-1165/2025.
- Апелляционное определение Верховного Суда Республики Крым от 12.03.2025 № 33-2214/2025.
- Апелляционное определение Верховного Суда Республики Башкортостан от 04.02.2025 № 33-1016/2025.