Перейти к основному содержанию

Возможности "1С:Документооборота 8"

Работа с договорными документами

«1С:Документооборот 8» помогает выстроить удобную и прозрачную работу с договорами и всей связанной с ними документацией. Система позволяет быстро создавать договоры и сопроводительные документы на основе шаблонов, связывать их между собой и отслеживать все этапы жизненного цикла договора — от подготовки до завершения или расторжения. Вы всегда видите статус согласования, подписания и исполнения обязательств, а также контролируете наличие необходимых приложений.

Ключевые процессы договорной работы

Функциональность «1С:Документооборот 8» охватывает все основные этапы работы с договорами:

  • подготовка договоров;
  • согласование условий;
  • контроль возврата переданных экземпляров;
  • учет сопроводительных и дополнительных документов;
  • контроль сроков действия;
  • исполнение обязательств;
  • расторжение договоров.

При этом значительную часть рутинных операций система берет на себя автоматически. Она отслеживает передачу документов контрагентам на подпись, контролирует сроки договоров и отдельных этапов, а при необходимости — продлевает договоры без участия пользователя.

Планирование и контроль проектных задач

В рамках договорной работы часто требуется управление проектными задачами. План проекта формируется в виде иерархического списка задач с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план рассчитывается автоматически с учетом связей между задачами, рабочего календаря, ограничений и заданных настроек.

План проекта можно загрузить из MS Project. Для удобства работы предусмотрены различные режимы просмотра:

  • планирование — для формирования структуры проекта;
  • отправка на выполнение — для своевременной передачи задач исполнителям;
  • контроль выполнения — для отслеживания текущего статуса;
  • анализ трудозатрат — для сопоставления плановых и фактических показателей;
  • полный — с расширенным набором колонок;
  • диаграмма Ганта — для наглядного графического представления.

Подготовка договора по шаблону

В системе договор рассматривается как отдельный вид внутреннего документа. Его карточка содержит полный набор сведений — до 75 реквизитов. Состав стандартных полей можно настраивать, а при необходимости добавлять собственные.

Из карточки договора доступен быстрый переход ко всем связанным материалам: переписке, процессам согласования, сопроводительным документам, истории изменений сроков действия и другим данным. Здесь же хранятся все файлы, относящиеся к договору:

  • рабочие черновики;
  • согласованные версии документов;
  • скан-копии подписанных оригиналов;
  • вспомогательные и справочные файлы.

Автоматическое заполнение реквизитов

«1С:Документооборот 8» поддерживает автоматическое заполнение текстов договоров на основе данных из карточки документа. В файлы подставляются такие реквизиты, как номер, дата, заголовок, сумма, срок действия и другие параметры.

Для эффективной работы рекомендуется:

  • подготовить шаблоны файлов для всех типов договоров;
  • настроить правила автозаполнения для каждого шаблона;
  • создать шаблоны внутренних документов с привязанными файловыми шаблонами.

Поддерживается заполнение документов MS Word и Open Office. Правила подстановки задаются с помощью конструктора или выражений на встроенном языке системы.

Согласование договоров

Процесс согласования реализован гибко и может быть настроен под внутренние регламенты компании. Поддерживаются последовательное, параллельное, смешанное согласование, а также согласование по условиям.

Например, при смешанной схеме договор может одновременно рассматриваться главным бухгалтером и юристом, затем — заместителем генерального директора, и только после этого передаваться генеральному директору. По итогам согласования доступна печать листа согласования, что удобно для архивирования и контроля.

Работа с многосторонними договорами

Система позволяет учитывать договоры, заключенные с несколькими сторонами. Для этого в карточке указывается список корреспондентов. Если такие договоры используются регулярно, нужных контрагентов можно заранее задать в шаблоне — они будут автоматически подставляться при создании документа.

При поиске договоров по конкретному корреспонденту в результатах отображаются и многосторонние договоры, в которых он участвует.

Контроль передачи и возврата документов

В «1С:Документооборот 8» фиксируется факт передачи договора контрагенту на подпись и указывается ожидаемый срок возврата. Система самостоятельно отслеживает этот срок и уведомляет ответственного сотрудника, если документ не был возвращен вовремя.

Дополнительно программа помогает контролировать наличие скан-копий подписанных оригиналов и своевременно напоминает о необходимости их загрузки в систему.

Автоматическое продление договоров

Система ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении даты окончания действия договора ответственному сотруднику автоматически направляется уведомление. Если это разрешено настройками, срок действия может быть продлен автоматически.

Срок договора изменяется автоматически в следующих случаях:

  • при оформлении дополнительного соглашения с новым сроком;
  • при досрочном расторжении;
  • при автоматическом продлении.

Также срок можно скорректировать вручную. Все изменения фиксируются, и история сроков действия сохраняется в карточке договора.

Анализ договорной деятельности

Для оценки эффективности договорной работы в системе предусмотрены аналитические отчеты, включая:

  • перечень всех договоров за выбранный период для анализа загрузки и результативности сотрудников;
  • список договоров с истекающим сроком действия и контактами контрагентов для своевременного обсуждения продления;
  • отчеты о сезонности и других особенностях заключения договоров.

Эти инструменты помогают принимать обоснованные управленческие решения и выстраивать договорную работу более эффективно.

Управление документами

Организуйте работу с документами в строгом соответствии с корпоративными стандартами вашей компании. Используйте готовые шаблоны с обязательными реквизитами и фирменные бланки, чтобы оформление всегда было единообразным. Система позволяет отслеживать изменения и версии документов, контролировать качество подготовки, фиксировать местонахождение бумажных экземпляров и хранить скан-копии. Документы можно последовательно направлять на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, одновременно контролируя соблюдение сроков и ответственность исполнителей.

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

Входящие и исходящие документы отображаются в удобных списках, которые можно группировать, например, по отправителям, типам документов или другим параметрам. Прямо из списка доступен быстрый поиск и выполнение всех основных операций: направление на исполнение, печать, отправка по электронной почте. Каждый сотрудник может самостоятельно настраивать состав, порядок и внешний вид колонок под свои рабочие привычки.

Управление документами. Входящие документы

Работа с входящей корреспонденцией выстроена так, чтобы ни один документ не остался без внимания. Все обращения и письма легко регистрируются, распределяются по ответственным и сопровождаются на каждом этапе обработки.

Контроль исполнения

Для каждого документа предусмотрена система состояний, которая отражает текущий этап его жизненного цикла. Используется пять групп состояний:

  • согласование — на согласовании, согласован, не согласован;
  • утверждение — на утверждении, утвержден, не утвержден;
  • рассмотрение — на рассмотрении, рассмотрен;
  • регистрация — проект, на регистрации, зарегистрирован, не зарегистрирован;
  • исполнение — на исполнении, исполнен.

Состояния могут устанавливаться как вручную, так и автоматически в рамках настроенных процессов. Например, запуск процедуры согласования автоматически присваивает статус «На согласовании», а успешное завершение — «Согласован». При необходимости можно ограничить возможность ручного изменения состояний и настроить доступность полей и команд в зависимости от текущего статуса документа.

Состояние документа и контроль

Ответственный за документооборот получает инструменты для контроля возврата документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Специалист, работающий с обращениями граждан, может отслеживать дисциплину исполнения и сроки подготовки ответов. Отчеты по контролю формируются автоматически и могут регулярно направляться руководителю, например, к планерке.

Электронная подпись

В системе поддерживаются все основные виды электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронная подпись подтверждает целостность документа и авторство подписанта, а усиленные виды могут дополнительно использоваться для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции.

Поддерживается работа с любым криптографическим программным обеспечением, использующим интерфейс Crypto API, включая как бесплатные, так и коммерческие решения. В одной информационной базе допускается одновременное использование нескольких криптопровайдеров.

Информация об электронной подписи отображается в списках и карточках документов и файлов. Проверка подписи выполняется автоматически, а ее результат сохраняется. Для установки подписи достаточно воспользоваться командой «Подписать» в карточке документа или файла.

Для начала работы с усиленной квалифицированной подписью рекомендуется:

  • разработать и утвердить внутренние регламенты использования электронных подписей;
  • приобрести криптографическое ПО, соответствующее требованиям ГОСТ и поддерживающее Crypto API;
  • получить сертификаты электронной подписи в удостоверяющем центре для сотрудников;
  • включить в настройках программы использование электронных подписей и шифрования;
  • загрузить сертификаты и настроить правила их применения;
  • настроить шаблоны процессов так, чтобы при согласовании и утверждении система обязательно запрашивала электронную подпись.

Электронная почта

Интеграция с электронной почтой позволяет быстро отправлять и получать документы, фиксируя переписку непосредственно в системе и сохраняя ее в едином информационном пространстве.

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Сканирование документов может выполняться как в ручном, так и в потоковом режиме, включая работу с сетевыми сканерами. Все отсканированные файлы автоматически помечаются как скан-копии оригиналов и распознаются, что делает их доступными для полнотекстового поиска. Рекомендуемые параметры сканирования — 200 DPI, цветной режим, формат JPG с качеством 75, что обеспечивает оптимальный баланс между качеством и размером файла.

Выбранные параметры сохраняются и используются при последующих операциях. Несколько отсканированных страниц можно объединить в один многостраничный файл формата TIFF или PDF всего за один клик.

Штрихкодирование расширяет возможности работы с бумажными документами. Система позволяет печатать штрихкоды прямо на документе, на наклейке или на отдельном листе, автоматически вставлять их в файлы Microsoft Word, распознавать штрихкоды контрагентов и мгновенно находить документы с помощью клавиатуры или сканера. При потоковом сканировании именно по штрихкоду определяется, к какой карточке следует прикрепить скан. В стандартной поставке используется формат EAN-13.

Архивное хранение и поиск

Передача дел в архив оформляется непосредственно в программе. Система автоматически проверяет, что дело закрыто и срок его хранения истек, а также позволяет распечатать стандартную форму описи дел для заверения подписью и печатью. Архивные документы остаются доступными для поиска, анализа и формирования статистики.

Для работы с большими объемами данных предусмотрены три вида поиска:

  • быстрый поиск в списке, основанный на полнотекстовом индексе;
  • точный поиск по реквизитам документов и файлов;
  • расширенный полнотекстовый поиск по реквизитам и содержимому файлов, включая скан-копии.

Поиск работает по принципу интернет-поисковиков: достаточно ввести ключевые слова, и система найдет все связанные документы, задачи, обсуждения и другие данные независимо от формы слова и падежа.

Эффективное управление процессами

Современная работа с документами невозможна без четко выстроенных процессов. В системе можно формализовать деятельность компании, используя как типовые (шаблонные), так и уникальные процессы. Это позволяет задать строгую маршрутизацию документов, автоматизировать запуск процессов по бизнес-событиям и выстроить логичную последовательность работ.

Процессы легко объединяются в цепочки с сохранением иерархии, что дает полную картину происходящего. Руководители получают инструмент для оценки эффективности сотрудников по ключевым показателям: соблюдение сроков, результативность исполнения, количество переносов дедлайнов, итоги согласований и другим параметрам.

Готовые шаблоны согласования, рассмотрения и исполнения

В «1С:Документообороте 8» изначально предусмотрен набор из девяти готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные и комплексные процессы. Каждый из них имеет базовую схему работы, которую можно быстро адаптировать под особенности конкретной организации.

Например, процесс согласования может быть выстроен параллельно, последовательно, в смешанном формате или запускаться по условиям. Такая гибкость позволяет учитывать реальные бизнес-практики и корпоративные регламенты.

Процесс «Согласование»

Процесс используется для согласования исходящих и внутренних документов, файлов, а также любых вопросов, требующих визирования ответственными лицами. Для него доступны три варианта маршрутизации: параллельный, последовательный и смешанный.

В качестве согласующих можно назначать как конкретных сотрудников, так и роли, например «Юрист» или «Финансовый директор». Срок согласования задается либо общий, либо индивидуальный для каждого участника. По итогам принимается одно из решений: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано».

Если документ не согласован, после доработки процесс можно запустить повторно. Система фиксирует количество циклов и сохраняет историю всех виз. При необходимости результат согласования подписывается электронной подписью.

Процесс «Рассмотрение»

Этот процесс предназначен для передачи документов ответственному лицу на рассмотрение, например входящей корреспонденции или служебных записок. Рассмотреть документ можно несколькими способами.

Первый вариант — оформить резолюцию в виде текста, который инициатор позже превратит в конкретные поручения. Второй — сразу направить документ на исполнение, указав исполнителей, сроки и задачи. Третий — отправить документ на ознакомление с определением списка сотрудников и сроков.

После завершения документ получает статус «Рассмотрен», а принятая резолюция отображается в его карточке. Резолюцию можно подписать электронной подписью. Для ускорения работы допускается использование заранее подготовленных шаблонов резолюций или указание проекта резолюции при запуске процесса.

Процесс «Исполнение»

Процесс «Исполнение» применяется для контроля выполнения документов и поручений. В нем можно задействовать как конкретных пользователей, так и роли. При необходимости назначается проверяющий, который оценивает успешность исполнения.

Маршрутизация доступна в трех вариантах: параллельном, последовательном и смешанном. В последнем случае задается порядок исполнения — одновременно или после завершения работы предыдущего исполнителя.

Сроки исполнения настраиваются гибко: единый срок для всех, персональные сроки или комбинированный вариант. Временные рамки можно задавать с точностью до минут. Один из исполнителей может быть назначен ответственным за итоговый результат всего процесса.

Запуск процессов по шаблону

Система позволяет автоматизировать запуск процессов без участия пользователей. Для этого процесс привязывается к виду документа, при необходимости задается условие автозапуска, запрещается изменение процессов и выбирается событие, например создание внутреннего документа.

После настройки процесс стартует автоматически при сохранении карточки документа. Такой подход исключает человеческий фактор и обеспечивает строгое соблюдение регламентов.

Иерархия и история процессов

Вся информация о процессах и задачах, связанных с документом, доступна прямо из его карточки. Пользователь видит, кто в данный момент работает с документом, какие процессы запущены, какие уже завершены и с каким результатом, а также где есть просрочки.

Система наглядно отображает полную иерархию — от основного процесса до всех подпроцессов, созданных в ходе выполнения задач. Это упрощает контроль и анализ ситуации.

Контроль процессов

Любой процесс или задача может быть поставлена на контроль. Если в карточке процесса указан контролер, он автоматически становится контрольным. Связанные с процессом документы и файлы наследуют этот признак.

На контроль можно поставить практически любой объект: документы всех видов, файлы, письма, процессы, задачи, мероприятия, проекты и даже внешние объекты. Контроль помогает отслеживать сроки и ход выполнения работ. При приближении или нарушении срока система автоматически уведомляет контролера по электронной почте.

Как поставить объект на контроль

Для постановки на контроль достаточно нажать на значок «К» в карточке или списке. После этого открывается контрольная карточка, где задается срок, при необходимости добавляются личные примечания и подтверждается постановка на контроль.

Все контрольные объекты помечаются значком «К», который меняет цвет в зависимости от состояния — зеленый или красный.

Окно «На контроле»

Работать с контрольными объектами удобнее всего в специальном окне «На контроле». В нем отображаются все карточки, где сотрудник назначен контролером.

Здесь можно быстро переносить сроки, снимать объекты с контроля, формировать отчеты, создавать письма или записи календаря на основании контрольных карточек. Самые просроченные объекты автоматически выводятся в начало списка.

Мониторинг и аналитика

Система оснащена встроенной службой мониторинга процессов, которая автоматически отслеживает более ста показателей. Среди них — время и количество просрочек, число циклов согласования, средние трудозатраты и другие метрики.

При выходе показателей за заданные пороговые значения пользователи получают уведомления по электронной почте, что позволяет оперативно реагировать на проблемы.

Для углубленного анализа доступны специализированные отчеты. Они помогают выявить самые востребованные процессы, оценить загрузку сотрудников и сезонные колебания, обнаружить документы без движения, проанализировать количество незавершенных процессов и частоту отказов в согласовании. Также можно получить список всех просроченных задач по подразделениям и принять управленческие решения на основе объективных данных.

Функциональный почтовый клиент

Работайте с электронной почтой непосредственно в системе, не отвлекаясь на сторонние программы и лишние интерфейсы. При необходимости можно подключить и использовать сразу несколько почтовых ящиков. Прямо из писем удобно создавать задачи и поручения, включать переписку в материалы по документам и прикреплять сообщения к рабочим задачам. Отправка документов из системы занимает всего один клик и не требует дополнительных действий.

Автоматическая обработка почты

Механизмы автоматической обработки писем настраиваются самими пользователями и помогают существенно сократить время на рутинные операции. Гибкие правила позволяют каждому сотруднику выстроить работу с почтой под свой стиль и задачи.

Примеры автоматических правил:

  • нежелательные сообщения автоматически перемещаются в папку «Спам» с учетом белых и черных списков;
  • на период отсутствия можно включить автоответ с уведомлением об отпуске;
  • письма, на которые уже был дан ответ, автоматически переносятся в папку «Разобранное», поддерживая подход «входящие — под контролем»;
  • входящие сообщения распределяются по папкам отправителей, если используется стратегия «отдельная папка для каждого».

Правила обработки писем

Все правила обработки настраиваются интуитивно и не требуют специальных знаний. Их можно менять в любой момент, адаптируя почтовый клиент под текущие рабочие процессы и приоритеты.

Хранение истории переписки

История переписки сохраняется автоматически и открывается одним кликом. При этом письма попадают не только в общую почтовую историю, но и в переписку по конкретным документам — вместе с входящими и исходящими файлами. Благодаря этому из карточки документа можно мгновенно получить всю связанную с ним корреспонденцию, включая электронную почту.

Привязка писем к документам

Электронные письма могут быть связаны со всеми ключевыми объектами «1С:Документооборота 8», включая:

  • входящие, исходящие и внутренние документы;
  • записи календаря;
  • мероприятия;
  • проектные задачи;
  • бизнес-процессы;
  • ежедневные отчеты о рабочем времени.

Такой подход позволяет быстро создать документ прямо из письма — все данные будут заполнены автоматически. В обратную сторону это тоже работает: из документа можно сформировать письмо с уже подставленными реквизитами. История переписки при этом доступна как в почтовом клиенте, так и в карточке договора или другого документа.

Поиск писем

Быстрый поиск в списке писем мгновенно находит нужные сообщения по адресату, теме или содержимому — включая текст вложений. Часто используемые условия можно сохранить в виде специальных папок, чтобы они всегда были под рукой. Расширенный поиск по реквизитам поддерживает до 18 параметров и помогает точно находить даже сложные и нестандартные запросы.

Контроль отправки писем

Система автоматически проверяет все исходящие сообщения и предупреждает пользователя о потенциальных рисках. Например, если письмо планируется отправить слишком большому числу адресатов или если внутренняя переписка пересылается внешнему получателю. Такой контроль снижает вероятность ошибок и помогает соблюдать корпоративные правила коммуникации.

Учет и планирование рабочего времени

Эффективное управление рабочим временем начинается с точного учета. Система позволяет анализировать, сколько времени сотрудники тратят на работу с документами, выполнение задач и поручений. Трудозатраты фиксируются как по отдельным видам работ, так и в разрезе конкретных проектов. Для планирования загрузки используется встроенный календарь с разными режимами просмотра — «День», «Неделя», «Месяц» и другими, что помогает наглядно распределять задачи и избегать перегрузок.

Личные и общие календари

Персональное окно «Мой календарь» — это удобный инструмент для ежедневного планирования. Записи можно создавать вручную или формировать всего за несколько кликов на основе данных из системы: писем, файлов, документов, задач, мероприятий, проектов, проектных задач и корреспондентов.

Календарь поддерживает повторяющиеся события, например еженедельные совещания или регулярные напоминания о подготовке отчетов. Программа автоматически уведомляет о предстоящих событиях в заданное время. Дополнительно можно указать периоды доступности, чтобы коллеги могли корректно планировать встречи.

Календари других пользователей

Доступ к календарям коллег настраивается в соответствии с правами пользователей. Руководители видят календари своих подчиненных полностью. Делегаты получают такой же уровень доступа от тех сотрудников, которые передали им соответствующие права. Остальные пользователи видят только общие записи, связанные с совместными мероприятиями, а личные события отображаются без деталей — в виде нейтральных блоков. Это позволяет сохранять баланс между прозрачностью и конфиденциальностью.

Учет отсутствий сотрудников

В системе предусмотрен удобный механизм фиксации отсутствий на рабочем месте. Сотрудник может отметить отсутствие как за себя, так и за коллегу, указав период, причину (отпуск, командировка, больничный), список замещающих сотрудников и дополнительные комментарии.

При создании такой записи программа предлагает автоматически уведомить коллег по электронной почте и при необходимости настроить переадресацию входящих писем. Все отсутствия легко просматриваются в календаре с фильтрацией по датам, подразделениям или выбранному периоду.

Ежедневные отчеты

По завершении рабочего дня сотрудники заполняют простой и наглядный ежедневный отчет. В нем указывается общая продолжительность рабочего дня, описание выполненных работ, их вид и затраченное время, а также проект, в рамках которого велась работа.

Отчет можно вести двумя способами: фиксировать итоговую длительность по каждому виду работ или указывать точное время начала и окончания. Данные вводятся вручную либо формируются автоматически при использовании хронометража, например при работе с задачами или документами.

Автоматический учет трудозатрат

Система позволяет фиксировать фактические трудозатраты по любым объектам: письмам, документам, файлам, мероприятиям, проектам и проектным задачам. Указанное время автоматически попадает в ежедневный отчет за соответствующую дату и связывается с нужным проектом и видом деятельности. При выполнении задач программа может самостоятельно запросить ввод трудозатрат, что повышает точность учета и снижает риск пропусков.

Анализ трудозатрат

Руководители получают доступ ко всем ежедневным отчетам своих сотрудников и могут анализировать данные по видам работ, проектам и подразделениям. Отчеты с расхождениями между суммарным временем работ и фактической продолжительностью рабочего дня выделяются цветом, что облегчает контроль.

Трудозатраты, привязанные к проектам, позволяют сравнивать плановые и фактические показатели и своевременно выявлять отклонения.

Анализ трудозатрат по видам деятельности

Отдельный аналитический отчет помогает оценить, какие виды работ отнимают больше всего времени — например совещания или подготовка документов. На основе этих данных руководитель может принять управленческие решения, направленные на оптимизацию процессов и повышение общей эффективности работы команды.

Проектный учет и контроль исполнения

Проектный учет и контроль исполнения помогают выстроить прозрачную и управляемую проектную деятельность в организации. Система обеспечивает полноценное документационное сопровождение проектов, позволяет отслеживать всю переписку и взаимодействие участников на протяжении всего жизненного цикла проекта. Руководители и команды получают удобные инструменты для контроля выполнения задач и наглядную аналитику по текущему состоянию проектов.

Учет данных в разрезе проектов

Все ключевые объекты системы — документы, файлы, мероприятия, письма и процессы — могут быть привязаны к конкретному проекту. Такой подход упрощает поиск информации, группировку данных и учет рабочего времени. Из карточки проекта можно быстро перейти ко всем связанным объектам, например просмотреть полный перечень документов или писем по проекту, не теряя времени на ручной поиск.

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта формируется в виде списка задач, выстроенных в иерархическую структуру с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план рассчитывается автоматически с учетом связей между задачами, рабочего календаря, заданных ограничений и индивидуальных настроек. При необходимости план проекта можно загрузить из MS Project.

Для удобной работы с планом и контроля хода выполнения предусмотрены разные режимы просмотра:

  • режим планирования — для создания и корректировки плана проекта;
  • режим отправки на выполнение — для своевременного запуска задач в работу;
  • режим контроля выполнения — для отслеживания текущего статуса задач;
  • режим анализа трудозатрат — для сопоставления плановых и фактических затрат времени;
  • полный режим — с отображением всех доступных колонок;
  • режим диаграммы Ганта — для наглядного графического представления плана.

Исполнение проекта

Выполнение проектных задач осуществляется с помощью процесса «Исполнение». При создании процесса на основе проектной задачи автоматически заполняются сроки и назначаются исполнители. После запуска процесса задача помечается как начатая, а по завершении — как выполненная.

Такая автоматизация позволяет системно управлять исполнением проекта, снижать риски срыва сроков и оперативно контролировать статус как отдельных задач, так и проекта в целом. При учете трудозатрат система дополнительно проверяет, чтобы списание времени выполняли только те сотрудники, которые указаны в проектной задаче.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта служит удобным инструментом для визуального контроля плана проекта. В ней можно изменять сроки задач простым перетаскиванием отрезков мышью. Каждая полоса диаграммы соответствует отдельной задаче проекта, а цветовая индикация помогает быстро оценить ее состояние:

  • черный — задачи с подчиненными задачами;
  • синий — задачи, которые еще не начаты и не просрочены;
  • коричневый — задачи, которые не начаты, но уже имеют просроченную дату начала;
  • зеленый — задачи в работе без просрочки по сроку окончания;
  • красный — задачи в работе с просроченной датой окончания;
  • серый — завершенные задачи.

Двойной щелчок по полосе на диаграмме открывает карточку соответствующей проектной задачи для детального просмотра и редактирования.

Учет трудозатрат по проектам

Трудозатраты по процессам, запущенным в рамках проекта, автоматически относятся к соответствующему проекту. Вся информация о затраченном времени доступна в карточке проекта и отдельных проектных задач. Это позволяет объективно оценивать загрузку команды, анализировать эффективность работы и принимать взвешенные управленческие решения на основе точных данных.

Инструменты для совместной работы

Совместная работа в «1С:Документообороте 8» выстроена так, чтобы экономить время сотрудников и повышать качество взаимодействия. Система помогает организовать мероприятия любого формата: от планирования и уведомления участников до контроля исполнения решений и последующего анализа результатов.

Вы можете заранее забронировать помещения, автоматически оповестить участников о месте и времени встречи, а также подобрать оптимальное время с учетом личных календарей всех приглашенных. Дополнительно доступны инструменты для контроля исполнения протоколов, коллективных обсуждений и голосований на форуме, а также отчеты для оценки эффективности проведенных мероприятий.

Подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий

В «1С:Документообороте 8» предусмотрена поддержка различных типов мероприятий: внутренних, внешних, протокольных, а также мероприятий с куратором. Каждый тип имеет свои особенности учета и обработки в системе.

Для протокольных мероприятий, например, доступно:

  • ведение протокола в удобном формате — в таблице, файле или отдельном документе;
  • настройка этапов согласования и контроля исполнения протокола, включая работу с отдельными пунктами решений.

Программа сопровождает мероприятие на всех этапах: от подготовки и проведения до анализа эффективности и контроля выполнения принятых решений.

Реализация мероприятий в «1С:Документообороте 8»

Использование встроенных инструментов позволяет:

  • сократить время на подготовку и проведение мероприятий;
  • упростить согласование и организационные процессы;
  • проводить мероприятия строго по плану;
  • обеспечить принятие решений и их своевременное исполнение.

Вы можете задавать место и время проведения, формировать программу, определять состав участников и отслеживать текущее состояние мероприятия. Все обсуждения и процессы по мероприятию доступны в едином пространстве. При совместном использовании с механизмом бронирования помещений система автоматически резервирует подходящее помещение после указания даты и времени.

Также учитываются мероприятия, инициированные внешними корреспондентами — например, приглашения сотрудников компании на форумы, конференции или совещания. Для таких мероприятий можно назначать кураторов. Бронирование помещения выполняется прямо в процессе создания мероприятия: система сама предложит подходящий вариант и заполнит данные брони.

Бронирование помещений

В системе ведется единый справочник территорий, этажей и помещений. Он используется, в том числе, для организации бронирования. Инструмент позволяет быстро подобрать подходящее помещение и зарезервировать его на нужное время.

Программа исключает двойное бронирование одного и того же помещения и автоматически уведомляет всех заинтересованных пользователей о созданной брони. При необходимости можно настроить регулярное бронирование по заданному правилу, например, для ежедневных утренних совещаний в определенное время. Если мероприятие создается с использованием соответствующего функционала, помещение подбирается и бронируется автоматически.

Проведение мероприятия

Во время проведения мероприятия вы можете фиксировать фактическое присутствие участников, отмечать отсутствующих, указывать реальное время начала и окончания встречи. Для каждого пункта программы доступна фиксация фактически затраченного времени.

Протокол мероприятия формируется на основе принятых решений по каждому вопросу. После завершения встречи удобно подвести итоги и собрать отзывы участников, чтобы учесть их при планировании следующих мероприятий.

Форум для обсуждений

Форум в «1С:Документообороте 8» предназначен для обсуждения документов, мероприятий и проектов. Права доступа настраиваются гибко: одни сотрудники могут только просматривать отдельные разделы, другие — создавать темы и активно участвовать в обсуждениях.

Новую тему можно запустить прямо из карточки документа, мероприятия или проекта. Права на такие обсуждения автоматически наследуются от объекта, к которому они относятся. Для удобства работы предусмотрен полнотекстовый поиск по форуму.

Сообщения и голосования на форуме

В сообщениях форума можно цитировать коллег, прикладывать файлы, схемы и фотографии, а также организовывать голосования. Результаты обсуждений легко превратить в конкретные действия: достаточно запустить нужный процесс прямо из темы форума, например, актуализацию регламента или запуск согласования.

Система уведомляет пользователей по электронной почте о новых темах, ответах и результатах голосований. Голосование на форуме позволяет быстро собрать мнения коллег без проведения отдельных опросов или собраний, а приглашение к участию можно отправить прямо из обсуждения.

Такой подход делает совместную работу прозрачной, управляемой и максимально удобной для всех участников процесса.

Интеграция с любыми решениями

Система «1С:Документооборот 8» легко встраивается в существующий ИТ-ландшафт компании и поддерживает интеграцию с другими прикладными решениями на платформе «1С:Предприятие 8». Это позволяет выстроить единое информационное пространство без дублирования данных и сложных доработок.

Документооборот может быть связан со следующими конфигурациями:

– «1С:Управление торговлей 8»
– «1С:Бухгалтерия 8»
– «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
– «1С:Управление холдингом 8»
– «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»
– «1С:Управление производственным предприятием 8»
– «1С:ERP Управление предприятием»
– «1С:ERP. Управление холдингом»

Такой подход делает документооборот универсальным инструментом, подходящим как для небольших компаний, так и для крупных организаций с распределенной структурой.

Бесшовная интеграция с решениями «1С:Предприятие 8»

Как часть экосистемы «1С:Предприятие 8», «1С:Документооборот 8» предлагает широкий набор встроенных механизмов интеграции. Всего доступно девять технологических способов взаимодействия с другими системами:

– веб-сервисы
– RESTful API
– HTTP
– COM
– внешние источники данных
– XML
– электронная почта
– FTP
– обмен данными

Дополнительно пользователям доступны семь готовых инструментов интеграции, которые позволяют быстрее запускать обмены без сложной настройки:

– загрузка файлов
– готовые правила обмена
– готовые планы обмена
– БИД (Библиотека интеграции с документооборотом)
– СВД (Система внешнего документооборота)
– ЭДО
– универсальный обмен данными в формате XML

Какие задачи решает интеграция

Используемые технологии и инструменты позволяют закрывать практически любые интеграционные сценарии. Среди наиболее востребованных задач:

– ручная загрузка и выгрузка данных любого типа
– автоматическая синхронизация справочников и документов
– построение территориально распределенных информационных систем
– тесная интеграция внешних и внутренних ИС с «1С:Документооборотом 8»
– расширение функциональности без вмешательства в типовую конфигурацию

Благодаря этому документооборот становится связующим звеном между различными бизнес-системами.

Работа с «1С:Документооборотом 8» из других конфигураций

Возможности бесшовной интеграции позволяют пользователям работать с функциями документооборота напрямую из интерфейса другой конфигурации «1С». Это означает, что сотрудники могут:

– получать и использовать данные «1С:Документооборота 8»
– ставить задачи и контролировать их исполнение
– отправлять документы на согласование по любым маршрутам
– вести переписку и обсуждения по документам
– совместно работать с файлами и версиями документов
– использовать систему как централизованное файловое хранилище
– формировать электронный архив документов
– учитывать трудозатраты сотрудников в разрезе задач и процессов

Все это происходит без необходимости переключаться между программами, что повышает удобство и скорость работы.

Регистрация первичных документов

Одним из наглядных примеров бесшовной интеграции является регистрация первичных бухгалтерских документов непосредственно в «1С:Документообороте 8». При этом система автоматически фиксирует подразделение, принявшее документ, а также место хранения бумажного оригинала.

Бухгалтер получает возможность оперативно отражать хозяйственные операции на основании скан-копий, не опасаясь утраты оригиналов. Проверка соответствия проводок первичным документам выполняется быстро и наглядно — всего в несколько действий.

Начальная страница и автоматическая синхронизация данных

В «1С:Документообороте 8» предусмотрены удобные механизмы ручной и автоматической синхронизации данных с другими типовыми решениями. Для этого используются правила обмена и планы обмена, которые легко настраиваются под задачи конкретной компании.

Чаще всего эти механизмы применяются для:

– первичного переноса данных между базами
– синхронизации нормативно-справочной информации (НСИ)
– передачи договоров и других документов после согласования в учетные системы
– актуализации данных между несколькими информационными контурами

В результате компания получает стабильный и прозрачный обмен информацией, минимизирует ручной ввод и снижает риск ошибок.