Что изменилось. Правила и подходы за 2025-2026 гг. к налогообложению сумм возмещения (компенсации) коммунальных расходов при аренде помещения у физического лица остаются прежними. НДФЛ не облагается только та часть возмещения, которая соответствует фактическому потреблению ресурсов арендатором. Если же арендодатель передаёт арендатору счета по нормативам или в фиксированной сумме – у физлица возникает доход, облагаемый НДФЛ. Страховые взносы (на ОПС, ОМС, ВНиМ) на любые суммы возмещения коммунальных платежей, перечисленные по договору аренды имущества, не начисляются. Изменений в порядке заполнения отчётности в связи с обновлёнными формами РСВ в 2026 году не произошло, так как данные выплаты в расчёт не включаются.
Подробный разбор. Если ваша организация (ООО) арендует помещение у гражданина (не ИП) и по условиям договора отдельно возмещает ему стоимость электроэнергии, воды, отопления, важно разделять два варианта.
- Вариант 1. Коммунальные платежи возмещаются строго по показаниям счётчиков, то есть за фактически потреблённые арендатором ресурсы (или пропорционально занимаемой площади при отсутствии индивидуальных приборов учёта, но по фиксированному тарифу ресурсоснабжающей организации). В такой ситуации у арендодателя-физлица не образуется экономической выгоды. Денежные средства носят характер компенсации расходов, а не дохода. НДФЛ с них удерживать не нужно (п. 1 ст. 210 НК РФ, письма Минфина от 17.06.2021 № 03-04-05/47506, от 29.04.2019 № 03-04-07/31733).
- Вариант 2. Стороны договорились о твёрдой сумме возмещения «коммуналки», которая не зависит от расхода ресурсов (например, 5 000 руб. в месяц вне зависимости от того, сколько света и воды потрачено). В этом случае у физлица возникает доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13% (или 15% при превышении лимита). Компания-арендатор в данном случае признаётся налоговым агентом и обязана удержать налог при выплате арендной платы и (или) суммы возмещения (письма Минфина от 18.11.2020 № 03-04-05/100259, от 23.03.2018 № 03-04-05/18556).
Отражение в отчётности: при отсутствии объекта обложения страховыми взносами суммы возмещения не показываются ни в РСВ (ни в подразделе 1.2, ни в приложении 3.1), ни в расчёте 6-НДФЛ. В 6-НДФЛ попадает только та часть возмещения, которая признана доходом арендодателя (при твёрдой сумме). В справке о доходах и суммах налога физлица (приложение к 6-НДФЛ) такой доход отражается с кодом 2400 «Прочие доходы от сдачи имущества в аренду».
По страховым взносам позиция неизменна и подтверждена многолетней практикой. Статья 420 НК РФ, пункт 4, прямо указывает, что выплаты в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является передача в пользование имущества, не признаются объектом обложения страховыми взносами. На это указывает и письмо ФНС от 25.06.2018 № БС-4-11/12184. Следовательно, независимо от того, каким способом вы возмещаете коммуналку (по факту или твёрдой суммой), начислять страховые взносы (взносы на травматизм – тоже, так как договор аренды не является трудовым или договором ГПХ на выполнение работ/услуг) не нужно.
Нормативная база.
- Пункт 1 статьи 210, пункт 4 статьи 420 Налогового кодекса РФ;
- Письмо Минфина России от 17.06.2021 № 03-04-05/47506 (об НДФЛ при возмещении расходов на электроэнергию);
- Письмо ФНС России от 25.06.2018 № БС-4-11/12184 (о страховых взносах с выплат по договорам аренды имущества);
- Письма Минфина от 18.11.2020 № 03-04-05/100259, от 29.04.2019 № 03-04-07/31733.
Рекомендация для 1С. Поддержка всех указанных правил реализована в актуальных выпусках программ 1С. В документах поступления услуг по аренде и по коммунальным платежам предусмотрена настройка признака дохода для НДФЛ. В случае, если возмещение не облагается налогом, необходимо в карточке договора аренды выбрать способ расчётов «Без НДФЛ» (для фактического потребления). При твёрдой сумме возмещения признак меняется на «Облагается НДФЛ», и налог будет рассчитан автоматически. Проверьте актуальность версии вашей программы.