1С:Музей. Электронная поставка

Функциональные возможности музейной информационной системы

Программное решение предназначено для комплексной автоматизации учета музейных предметов и охватывает все ключевые процессы музейной деятельности — от приема и регистрации до аналитики и отчетности. Система помогает упорядочить работу фондов, повысить прозрачность учета и сократить объем рутинных операций.

К основным функциональным возможностям относятся:

• прием и учет музейных предметов;
• документальное оформление перемещений внутри музея и за его пределами;
• регистрация предметов в книгах поступлений и инвентарных книгах;
• формирование и печать инвентарных карточек;
• учет реставрационных работ;
• планирование выставок и мероприятий;
• расширенные инструменты поиска;
• аналитика и регламентированная отчетность, включая форму № 8-НК;
• ведение нормативно-справочной информации.

Автоматизация приема и учета музейных предметов

Система поддерживает прием музейных предметов как на временное хранение и экспертизу, так и на постоянное хранение. При передаче предмета в собственность музея обеспечивается корректное оформление всех необходимых документов и регистрация данных для последующей передачи в Госкаталог Российской Федерации.

Дополнительно предусмотрена возможность ведения описаний музейных предметов на нескольких языках, что особенно актуально для крупных музеев и международных проектов.

Документальное оформление перемещений предметов

Все перемещения музейных предметов фиксируются документально и доступны для последующего контроля. Поддерживаются следующие операции:

• перемещение предметов внутри музея;
• передача экспонатов на выставки, в том числе за пределы Российской Федерации;
• передача предметов во временное пользование сторонним организациям;
• отслеживание текущего местонахождения предмета в фондах или экспозициях.

Это позволяет обеспечить прозрачность учета и минимизировать риски утраты или ошибок.

Регистрация в инвентарных книгах и книгах поступлений

Программа автоматизирует процесс регистрации музейных предметов, включая формирование, учет и печать всех сопутствующих документов. При этом обеспечивается присвоение уникальных учетных номеров и контроль их уникальности в рамках всей базы данных.

Печать и настройка инвентарных карточек

Система позволяет формировать и печатать инвентарные карточки музейных предметов, а также научные описания. Пользователь может настраивать внешний вид карточек с учетом требований конкретного музея, а также использовать индивидуальную классификацию предметов для более удобной систематизации коллекций.

Учет реставрационных работ

Для контроля состояния фондов реализован отдельный блок учета реставрации. Он включает:

• оформление реставрационных паспортов;
• отбор предметов для реставрации и формирование реставрационных заданий;
• хранение фотографий предметов до и после проведения реставрационных работ.

Это позволяет вести полную историю изменений состояния каждого экспоната.

Планирование мероприятий и выставок

В системе предусмотрен календарь для планирования выставок, лекций, мероприятий и других событий. Реализован отбор предметов для экспозиций, оформление приказов, актов передачи, экспозиционных описей и сопроводительной документации, что упрощает организацию выставочной деятельности.

Поиск музейных предметов

Программный продукт оснащен мощными инструментами поиска. Пользователи могут:

• находить предметы по различным учетным и описательным критериям;
• выполнять поиск по тексту описаний;
• искать информацию по содержимому прикрепленных файлов;
• выводить результаты поиска на печать или в табличный документ;
• настраивать индивидуальный набор полей поиска;
• сортировать результаты по заданным параметрам.

Аналитика и отчетность

Система предоставляет развитые инструменты аналитики, позволяющие:

• формировать отчеты по операциям с предметами за любой период;
• вести статистику по количеству и составу музейных фондов;
• анализировать количество актуальных и списанных предметов, структуру коллекций;
• получать отчеты по реставрационным работам;
• формировать планы выставок и мероприятий;
• готовить и учитывать регламентированную отчетность по форме № 8-НК.

Нормативно-справочная информация

Для удобства работы реализовано ведение нормативно-справочной информации:

• ввод данных о музее с возможностью задания значений по умолчанию;
• формирование вспомогательных справочников (персоналии, материалы, техники, организации);
• автоматическая подстановка данных из справочников в документы;
• учет сотрудников с разграничением прав доступа.

Импорт данных

Поддерживается перенос данных из сторонних музейных информационных систем. В настоящее время реализован импорт из АИС «Музей-3», АИС «Музей-4» и АИМС «КАМИС». Также доступен перенос информации из Госкаталога Российской Федерации.

Экспорт данных и интеграция с Госкаталогом

Описание музейных предметов соответствует действующим стандартам, необходимым для загрузки в Госкаталог 2.0. Реализован экспорт данных музейных предметов для последующей передачи в государственный каталог.

Стандартные возможности платформы 1С

Программный продукт использует все преимущества платформы 1С и предоставляет дополнительные удобства:

• отсутствие необходимости установки Microsoft Office для печати и сохранения документов;
• поддержка экспорта данных в форматы *.doc, *.xls, *.pdf и другие;
• неограниченное количество фотографий и прикрепляемых файлов;
• масштабируемость решения в зависимости от размера и задач музея;
• возможность работы в файловом, клиент-серверном режиме и через веб-клиент;
• автоматическое резервное копирование базы данных и версионирование объектов.