Организация планирует выдать наличные деньги физическому лицу, которое не числится в штате, чтобы тот рассчитался за товар с поставщиком. Можно ли оформить такую выдачу как подотчетную? Короткий ответ — нет. Выдать наличные под отчет лицу, с которым не заключен трудовой или гражданско-правовой договор, организация не вправе. Позиция Банка России и арбитражных судов однозначна.
Почему нельзя
Порядок выдачи наличных под отчет регулирует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Пункт 6.3 этого документа прямо говорит: организация (как и индивидуальный предприниматель) выдает наличные деньги работнику, которого в кассовых операциях называют подотчетным лицом. Иное лицо получать деньги по правилам подотчета не может.
Ключевой момент — кого считать работником для целей кассовой дисциплины. Банк России разъяснил, что под работником организации понимается лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (письмо Департамента наличного денежного обращения Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Если с физическим лицом нет ни того, ни другого договора, выдача ему наличных под отчет законодательством не предусмотрена. Такую позицию поддерживает и судебная практика. Например, Арбитражный суд Центрального округа в постановлении от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023 подтвердил, что компания не вправе выдавать деньги под отчет постороннему человеку без оформленного договора.
Кого можно считать подотчетным лицом
Получается, что подотчетным лицом вправе быть только тот, кто связан с организацией одним из двух типов договоров:
- трудовой договор — штатный сотрудник любой должности;
- гражданско-правовой договор — например, договор подряда, оказания услуг или иной договор ГПХ.
Лицо, работающее без оформления, стажер, кандидат или просто знакомый, которому доверяют купить товар, подотчетным лицом не является. Выдать ему наличные в кассовом порядке «под отчет» нельзя — такая операция будет считаться нарушением кассовой дисциплины.
Как законно передать наличные стороннему физлицу
Единственный законный путь — заключить с этим человеком гражданско-правовой договор до выдачи денег. После этого организация сможет оформить расходный кассовый ордер на подотчетное лицо и выдать ему наличные. Человек, в свою очередь, должен будет представить авансовый отчет и подтверждающие документы в срок, установленный руководителем.
Если заключать договор не планируется, выдать наличные именно «под отчет» не получится — нужно искать другие способы расчетов с поставщиком (например, перечисление с расчетного счета или выдача денег по иному основанию, не связанному с подотчетом).
Нормативная база
Вывод основан на документах, действующих на 06.08.2026:
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (п. 6.3);
- Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859;
- Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023.