Новый сотрудник представил все документы, кроме свидетельства с указанием ИНН. У бухгалтера возникает вопрос: правомерно ли отказать соискателю или можно заключить договор без этих данных. Короткий ответ: работодатель не вправе требовать ИНН при трудоустройстве, а отказ из-за его отсутствия незаконен.
Почему ИНН не входит в обязательный перечень документов
Перечень документов, которые будущий работник обязан предъявить при заключении трудового договора, установлен частью 1 статьи 65 ТК РФ. Свидетельство о постановке на налоговый учет с указанием ИНН в этом перечне не значится. Часть 3 той же статьи запрещает требовать от физического лица документы, которые не предусмотрены ТК РФ, другими федеральными законами, указами Президента или постановлениями Правительства России. Ни один из этих актов не обязывает гражданина сообщать работодателю свой ИНН.
Как присваивается ИНН физическим лицам
ИНН присваивается каждому налогоплательщику при постановке на учет в налоговом органе. Однако граждане, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не обязаны обращаться за свидетельством самостоятельно. По пункту 7 статьи 83 НК РФ налоговые органы ставят таких лиц на учет на основании сведений, поступающих от регистрирующих органов, в частности от органов, регистрирующих граждан по месту жительства или выдающих и заменяющих паспорта (п. 3 и 8 ст. 85 НК РФ). Поэтому ИНН у человека, скорее всего, есть, но он может не знать о нем либо не желать раскрывать. Принуждать его к этому работодатель не вправе.
Что может сделать работодатель
Проверить наличие ИНН у соискателя можно самостоятельно через электронный сервис ФНС России «Узнать ИНН». Для этого достаточно ввести фамилию, имя, отчество, дату рождения и данные паспорта. Если сведения о присвоенном ИНН отсутствуют, это не может служить основанием для отказа в приеме на работу. Трудовой договор заключается в обычном порядке.
Как заполнять отчетность, если ИНН работника неизвестен
Действующие формы отчетности позволяют обойтись без ИНН получателя дохода, если у налогового агента нет такой информации. В справке о доходах физического лица (приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, утверждено приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@) поле «ИНН в Российской Федерации» не заполняется при отсутствии сведений (п. 32 Порядка заполнения). В разделе 3 расчета по страховым взносам ИНН застрахованного лица указывается только при наличии (п. 13.7 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Аналогичное правило действует и для персонифицированных сведений (п. 3.4 Порядка заполнения).
Нормативная база
- ст. 65 ТК РФ
- ст. 83, 85 НК РФ
- приказ ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@
- приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@