Бухгалтерия получила требование налогового органа о представлении документов. Если среди запрошенных бумаг есть УПД или счета-фактуры, которые изначально были составлены в утвержденном ФНС России XML-формате, направлять вместо них PDF-файлы со штампом электронной подписи из системы «Контур.Диадок» нельзя. Электронные документы, составленные по установленным ФНС России форматам, передаются в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи только в электронном виде (п. 2 ст. 93 НК РФ). Дальнейший порядок отправки ответа через «1С-Отчетность» зависит от категории документа.
Формализованные документы: только XML
К формализованным документам относятся универсальные передаточные документы и счета-фактуры. Их формат утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Инспекция принимает такие файлы только в XML-виде, поэтому PDF со штампом ЭДО не заменяет установленный формат.
Для подготовки ответа в «Контур.Диадоке» нужно выгрузить документ с помощью функции «Документ с подписью (подходит для представления в ФНС)». Получится ZIP-архив, в котором находятся XML-файлы и файлы отсоединенных электронных подписей. Этот архив загружается в «1С-Отчетность». Программа сопоставит файлы с подписями, считает реквизиты сторон и сформирует XML-опись для инспекции.
Неформализованные документы: PDF допустим
Договоры и соглашения, которые стороны изначально подписывали в формате PDF, можно представить в налоговый орган в виде PDF-файлов как скан-образов. Это следует из пункта 2 статьи 93 НК РФ.
Визуальный штамп ЭДО на самом бланке системы ФНС не считывают. Поэтому при загрузке PDF в «1С-Отчетность» нужно вручную заполнить реквизиты карточки документа: дату, номер, сумму, ИНН контрагента и код вида документа. Эти текстовые данные обязательны для включения файла в состав электронной описи. К PDF-файлу при загрузке обязательно прилагаются файлы электронных подписей сторон.
Для договоров существует утвержденный XML-формат (приказ ФНС России от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@), однако организация вправе использовать и PDF (письмо ФНС России от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@). Формирование и передача скан-описи, а также правила включения в нее PDF-файлов осуществляются в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@.
Как действовать
- Определите категорию запрошенного документа — формализованный или неформализованный.
- УПД и счета-фактуры выгрузите из «Контур.Диадока» функцией «Документ с подписью (подходит для представления в ФНС)» и загрузите полученный ZIP-архив в «1С-Отчетность».
- Договор в формате PDF загрузите как PDF-файл, заполните реквизиты карточки (дату, номер, сумму, ИНН контрагента и код вида документа) и приложите файлы электронных подписей сторон.
Нормативная база
- п. 2 ст. 93 НК РФ;
- приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@;
- приказ ФНС России от 16.02.2023 № ЕД-7-26/115@;
- письмо ФНС России от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885@;
- приказ ФНС России от 18.06.2025 № ЕД-7-26/535@.