Во время командировки работник воспользовался такси, чтобы добраться из аэропорта в гостиницу и обратно. Такая возможность закреплена в положении о командировках. Такси заказывали через мобильное приложение, чек получен в электронном виде. Можно ли признать эти расходы при исчислении налога на прибыль?
Да, расходы на такси можно учесть, если они предусмотрены локальным нормативным актом или коллективным договором и подтверждены документом об оплате.
Основание для возмещения и налогового учёта
Согласно статье 168 ТК РФ работодатель обязан возместить командированному работнику расходы на проезд. Порядок и размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 9 Положения, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2025 № 501).
Для налога на прибыль статья 252 НК РФ позволяет учесть экономически обоснованные и документально подтверждённые расходы. Соответственно, затраты на такси принимаются при одновременном соблюдении двух условий:
- право работника пользоваться такси закреплено в коллективном договоре или локальном нормативном акте;
- расходы подтверждены документом об оплате.
Как подтвердить производственный характер поездки
Чтобы подтвердить экономическую обоснованность, в локальном нормативном акте, например в положении о командировках, или в коллективном договоре целесообразно указать случаи, когда сотрудник вправе использовать такси. В рассматриваемой ситуации это проезд из аэропорта в гостиницу и обратно.
Документы, подтверждающие оплату такси
При перевозке пассажиров легковым такси водитель обязан выдать кассовый чек, в том числе в форме электронного документа, или чек, сформированный в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.
Кроме того, оплата проезда на такси может быть подтверждена договором фрахтования. Он может заключаться в форме заказа-наряда (п. 65, 68 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. приказом Минтранса России от 14.04.2026 № 161).
Минфин России в письме от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215 отметил, что Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень документов, подтверждающих произведённые расходы, и не ограничивает организацию в видах таких документов.
Порядок действий
- Проверить, что использование такси в командировке предусмотрено положением о командировках или коллективным договором.
- Убедиться, что есть документ об оплате: кассовый чек, в том числе электронный, или чек, сформированный в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Если оплата оформлена через договор фрахтования, может использоваться заказ-наряд.
- Учесть расходы при определении налоговой базы по налогу на прибыль при соблюдении требований статьи 252 НК РФ.
Нормативная база
- статья 168 ТК РФ;
- пункт 9 Положения, утверждённого постановлением Правительства России от 16.04.2025 № 501;
- статья 252 НК РФ;
- статья 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ;
- пункты 65 и 68 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утверждённых приказом Минтранса России от 14.04.2026 № 161;
- письмо Минфина России от 10.11.2022 № 03-03-06/3/109215.