Организация планирует выдать наличные деньги физическому лицу, которое не состоит в штате, для оплаты товара поставщику. Возникает вопрос: можно ли оформить такую выдачу как подотчётную? Ответ однозначен: нельзя. Выдавать наличные под отчёт разрешено только лицам, с которыми заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
Почему постороннему лицу нельзя выдать деньги под отчёт
Порядок ведения кассовых операций установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно пункту 6.3 этого документа, наличные деньги под отчёт вправе получать работники организации (подотчётные лица). Именно они обязаны в установленный срок представить авансовый отчёт с подтверждающими документами руководителю или бухгалтеру.
Понятие «работник» в целях Указания № 3210-У раскрыл сам Банк России. В письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 разъяснено: под работником организации понимается лицо, с которым заключён трудовой договор либо гражданско-правовой договор. Иной трактовки этот термин не допускает.
Таким образом, физическое лицо, с которым не оформлен ни трудовой, ни гражданско-правовой договор, не признаётся работником. Следовательно, выдать ему наличные под отчёт нельзя — такой порядок законодательством не предусмотрен.
Судебная практика
Правомерность данного подхода подтверждают и суды. Например, Арбитражный суд Центрального округа в постановлении от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023 прямо указал: выдача наличных средств под отчёт лицу, с которым не заключён трудовой или гражданско-правовой договор, действующим законодательством не предусмотрена.
Как действовать, если необходимо привлечь стороннего человека
Если компания хочет уполномочить постороннее физическое лицо на расчёты наличными от своего имени, единственный законный путь — заключить с ним договор гражданско-правового характера. После подписания ГПХ-договора такой человек приобретает статус подотчётного лица, и организация вправе выдать ему деньги на хозяйственные нужды.
В отсутствие договора любая передача наличных будет расценена как нарушение кассовой дисциплины, что может повлечь претензии при проверке.
Нормативная база
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…» (п. 6.3).
- Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.
- Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023.