Свёртка формирует остатки и удаляет документы прошлых периодов
В руководстве по 1С Бухгалтерии 8 указано: свёртка сокращает объём данных, автоматически создаёт документы с остатками на выбранную дату, а предшествующие этой дате документы помечает на удаление. После формирования остатков программа показывает их для просмотра и создаёт отчёт для проверки.
Удаление старых документов — необратимый этап. Поэтому до начала создают резервную копию, а для рабочей базы безопаснее сначала пройти всю процедуру на отдельной копии и сравнить результат.
Когда свёртка действительно нужна
- В базе накопилась многолетняя история, которой сотрудники больше не пользуются в ежедневной работе.
- Перед переносом в новую рабочую базу нужно оставить справочники и актуальные остатки без полного архива документов.
- Перед обслуживанием нужно уменьшить объём рабочих данных, но архивную копию старой базы организация сохранит отдельно.
Свёртка не заменяет резервное копирование и не является способом исправления ошибок базы. При ошибках сначала сохраните копию и разберитесь с причиной по инструкции что делать при ошибке базы данных 1С.
Что подготовить до запуска
- Работайте под пользователем с правами администратора. Без этих прав выполнить свёртку нельзя.
- Сделайте резервную копию рабочей базы и убедитесь, что её можно открыть или восстановить.
- Определите год свёртки. Программа сформирует остатки на начало выбранного года, поэтому исходные данные к этой дате должны быть проверены.
- Согласуйте, какие данные нужны для работы и проверок. Старые документы могут понадобиться бухгалтеру, аудитору, для ответов контрагентам или внутренних отчётов.
- Подготовьте отдельную копию для теста. Только после проверки на ней переходите к рабочей базе.
Как выполнить свёртку в 1С Бухгалтерии 8
В простом интерфейсе откройте «Настройки → Инструменты → Свёртка информационной базы». В полном интерфейсе путь короче: «Администрирование → Свёртка информационной базы».
- Укажите администратора, пароль и каталог для резервной копии. Подтвердите её создание; после этого программа перезапустится.
- Снова откройте обработку свёртки, снимите флажок повторного создания копии и выберите, до какого года нужно свернуть базу.
- На этапе «Формирование остатков» проверьте регистры. Для регистра, который нельзя сворачивать, выберите действие «Не сворачивать».
- Просмотрите сформированные документы ввода остатков.
- На этапе «Проверка» сформируйте и проанализируйте отчёт о правильности остатков. Не продолжайте, если обнаружены расхождения.
- Перейдите к удалению старых документов только после успешной проверки. Программа отдельно предупреждает, что процесс необратим; удаление может занять длительное время.
Эта последовательность подтверждена для 1С Бухгалтерии 8, редакция 3.0. В 1С Управлении торговлей, 1С Комплексной автоматизации, 1С ERP и доработанных конфигурациях путь, этапы и состав регистров могут отличаться.
Что проверить после свёртки
| Проверка | Зачем она нужна |
|---|---|
| Остатки на дату свёртки | Чтобы убедиться, что ввод начальных остатков соответствует учёту до свёртки. |
| Незакрытые взаиморасчёты, заказы и обязательства | Чтобы рабочие документы после даты свёртки корректно продолжали учёт. |
| Проведение новых документов и ключевые отчёты | Чтобы проверить базовый рабочий сценарий после изменения данных. |
| Доступность архивной копии | Чтобы старую историю можно было открыть при необходимости. |
Когда лучше поручить свёртку специалисту
Помощь нужна, если база доработана, используется на сервере, содержит обмены, несколько организаций, большой объём данных или нет уверенности в корректности остатков. В таких случаях сначала проверяют копию и согласуют список контрольных отчётов.
АБИС помогает подготовить и проверить перенос и обслуживание базы 1С. Объём работ зависит от конфигурации, периода свёртки, доработок и согласованного состава проверок.