Сначала нужно разделить три ситуации: ЭТрН обязательна, достаточно бумажной транспортной накладной или ТН вообще не требуется. Решение зависит не от самого движения товара и не от его наименования, а от договора перевозки и ролей грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.
Когда транспортная накладная и ЭТрН не нужны
ТН не оформляют, если нет договора перевозки. Типовой пример — организация перевозит собственный груз собственным транспортом между своими объектами или подразделениями. Для внутреннего учёта ИТС рекомендует оформить накладную на внутреннее перемещение и путевой лист.
ЭТрН также не нужна при самовывозе, когда покупатель забирает уже принадлежащий ему товар своим транспортом: договора перевозки нет. Если продавец доставляет товар собственным транспортом и стоимость доставки включена в цену товара, без отдельной платы за доставку, это также не договор перевозки.
Когда нужно оформлять ЭТрН
ЭТрН оформляют при договоре перевозки, когда грузоотправитель и грузополучатель — разные лица и для ситуации нет исключения, позволяющего бумажную форму. Например, поставщик нанял транспортную компанию, чтобы доставить товар покупателю. До первой отправки определите роли участников, подписантов и порядок обмена.
ЭТрН нужна и когда компания сама оказывает платную услугу перевозки чужого груза. Вид груза сам по себе не определяет необходимость ЭТрН.
Когда нужна бумажная ТН, а не ЭТрН
Бумажная транспортная накладная не означает, что документы не нужны. Один из важных случаев: организация привлекла стороннего перевозчика для перемещения собственного груза между своими подразделениями. Договор перевозки есть, поэтому ТН обязательна, но грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо; ИТС указывает, что достаточно бумажной ТН.
Приказ Минтранса № 262 допускает бумажную ТН, в частности, при доставке физическому лицу для личных нужд, отсутствии интернета или зафиксированном сбое информационных систем, перевозке драгоценных металлов и камней, в отдельных случаях с иностранными лицами, при каботаже перевозчиками ЕАЭС и для перевозок военного назначения Минобороны.
С 19 сентября 2026 года перечень дополнен: бумажную форму можно применять при перевозках в зоне режима повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного или военного положения либо КТО; при перевозке специальных грузов, периодических печатных изданий, а также продукции военного и двойного назначения во внешнеторговой деятельности. Это не основания отказаться от ТН — они определяют её форму.
Что проверить в договоре поставки
Если продавец везёт товар собственным транспортом, а доставку выделили отдельной строкой или покупатель компенсирует её отдельно, универсального ответа нет. ИТС рекомендует закрепить порядок оформления ТН в договоре поставки и при необходимости получить письменное разъяснение Минтранса или ФНС. Не стоит автоматически считать такой сценарий ни обязательной ЭТрН, ни полным отсутствием документов.
Проверьте перед рейсом: есть ли договор перевозки; кто оплачивает перевозку; совпадают ли грузоотправитель и грузополучатель; кому принадлежит товар в пути; не относится ли груз к специальной категории с дополнительными документами.
Кто именно создаёт документ, разобрано в FAQ «Кто оформляет транспортную накладную и ЭТрН». Отдельно о внутренней перевозке — «Нужна ли ЭТрН при перевозке собственным транспортом». Для настройки рабочего сценария в программе есть подключение 1С-ЭПД.